問い合わせ対応、受注、帳票・提案書、契約、承認、プロジェクト——これらのオペレーションは、営業がCRM（HubSpotやSalesforce）で動かしている一方、実行と統制はCRMの外に散らばりがちです。チャット、メール、Excel、個別ツールに分かれると、「誰が・いつ・何を承認し、どのレコードに紐づくか」が追えなくなります。このガイドでは、こうしたバックオフィス業務をCRMの上で統制・自動化する考え方を整理します。
CRMの外に出た業務で起きること
| 症状 | 原因 |
|---|---|
| 承認の経緯が後から追えない | 承認がメール・口頭で、レコードに残っていない |
| 同じ顧客情報を何度も入力する | 業務ツールがCRMと別マスタを持っている |
| 引き継ぎで対応が止まる | 担当・SLA・次アクションが構造化されていない |
| 監査で証跡を集めるのに時間がかかる | 版・承認・送付前確認が分散している |
ステップ1: 業務をCRMレコードに紐づける
問い合わせ、注文、帳票、契約、承認、プロジェクトを、顧客・取引・商品などのCRMレコードに紐づけます。業務が独立したツールに閉じず、CRMの文脈とつながる状態にします。
ステップ2: 承認とルーティングを構造化する
承認ルート、担当アサイン、SLAをルールとして定義します。ロールベースの回付と監査証跡が残る構造にすると、統制を効かせながら現場を止めずに進められます。
ステップ3: 版・送付前確認を仕組みにする
帳票・提案書・契約書の版管理と、送付前の確認を仕組みに乗せます。最新版がどれか、誰が承認したかが明確になり、差し戻しや事故が減ります。
ステップ4: 業務データを後工程につなぐ
受注は請求へ、契約は更新・請求へ、承認は実行へ——業務データを後工程につなぎます。分断をなくすほど、転記と二重管理が減ります。
Sankaの役割
Sankaは、CRMを顧客・取引の正としつつ、その上で問い合わせ、受注、帳票、契約、承認、プロジェクトを統制された業務として動かしたいチームに向いています。ロールベースの承認、監査証跡、版管理、SLAルーティングを備え、CRMの文脈と後工程をつなぎます。
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まとめ
バックオフィスの統制は、業務をCRMレコードに紐づけ、承認とルーティングを構造化し、版・送付前確認を仕組みにし、後工程につなぐことで進みます。CRMの上で動かすほど、証跡が残り、引き継ぎと監査が軽くなります。
