ポータルやEDIで受注データを受ける運用を、メール添付中心の運用から移行するための実務ガイドです。取引先との項目定義とテスト設計を先に固めることで、導入後の混乱を減らせます。
対象フロー
- ポータル設定
- EDI項目定義
- 受注取り込み
手順
1. 取引先と交換項目を確定する
発注番号、商品コード、数量、希望納期、請求先情報など、必要項目を合意します。未確定項目を残すと、運用開始後の例外対応が増えます。
2. 連携方式を決める
ポータルのみで始めるか、EDI（CSV/API/iPaaS）を併用するかを決定します。初期段階では、運用負荷を下げるために対象範囲を絞るのが有効です。
3. テスト受注で往復確認する
少量データで送信・受信・取り込み・確認までを実施します。失敗時の再送ルールもこの段階で決めます。
4. 通知と監視を設定する
受注データの受信、取り込み失敗、未処理件数を通知し、担当者が遅延に気づける状態を作ります。
運用ポイント
- 取引先ごとに必須項目チェックを分ける
- 例外処理（欠損項目、重複注文）を明文化する
- 月次で未処理・差戻し件数をレビューする