ワークフロートリガーの種類と使い分け

トリガーとは

イベントトリガー（レコードの作成/更新がきっかけ）

できること

• 特定のオブジェクトで、レコードが作成・更新されたタイミングを起点に実行します。
• 条件（例：ステータス、日付、金額など）を組み合わせて「必要なときだけ」動かせます。

使いどころ

• 受注確定後に在庫を動かす、請求書を作る、担当者に通知するなど「処理の順番」がある業務
• 入力ミスを防ぐために、同じルールを自動で適用したいケース

設定のポイント

1. トリガー種別で「イベント」を選び、対象オブジェクトを指定します。
2. どの変化で動かすか（作成/更新など）を選びます。
3. 不要な実行を減らすため、条件をなるべく具体的にします（例：ステータスが「確定」のときだけ）。

時間トリガー（決まった時間に実行）

できること

• 毎日/毎週/毎月など、スケジュールに合わせてワークフローを実行します。
• 定期チェックや定期処理に向いています。

使いどころ

• 締め処理、定期的な通知、期日の近いレコードの洗い出しなど
• 「変更が起きた瞬間」ではなく「一定間隔でまとめて」処理したいケース

設定のポイント

• 実行タイミング（頻度・時刻）を決めたら、ワークスペースのタイムゾーン設定も合わせて確認します。
• 対象レコードが多い場合は、条件で絞り込み（例：未処理のみ）を入れて負荷と重複を減らします。

手動トリガー（必要なときに実行）

できること

• ユーザーが実行操作をしたときだけワークフローが動きます。
• テストや一時的な処理、例外対応に向いています。

使いどころ

• 月末の一括処理、スポット対応、初回設定後の動作確認
• 「いつ実行するか」を人が判断したい業務（承認の前後など）

設定のポイント

• 誰が実行できるか（権限/運用ルール）を決めておくと、意図しない実行を防げます。
• 本番運用前に、少数のデータで結果を確認してから全体に展開します。

運用ポイント（失敗・重複を減らすコツ）

• まずは「条件を厳しめ」にして小さく始め、問題がないことを確認してから広げます。
• 二重実行が困る処理は、条件やステータス更新を使って「一度だけ動く」設計にします。
• 実行後はワークフローの履歴や対象レコードの変化を確認し、想定外の動作があれば条件を見直します。