HubSpotのネイティブ サブスクリプション機能を使っていなくても、HubSpotの取引を起点にSankaで受注を作成し、その受注からサブスクリプション契約を登録できます。ポイントは、いきなりサブスクを作るのではなく、HubSpot取引 → Sanka受注 → Sankaサブスクリプションの順でデータを確定させることです。
特に、HubSpotの取引に商品明細が紐づいている場合は、Sanka受注の商品項目として取り込み、そのままサブスクリプションの商品項目へ引き継げます。HubSpot側に明細がなく金額だけを管理している場合でも、Sanka側で金額ベースの契約登録は可能です。
先に結論
| やりたいこと | 可否 | 補足 |
|---|---|---|
| HubSpotの取引をもとにSankaでサブスク契約を作る | 可能 | まずSanka受注へ取り込み、その受注から作成します。 |
| HubSpotの商品明細をサブスク明細へ引き継ぐ | 可能 | HubSpot取引に商品明細が紐づいていることが前提です。 |
| HubSpotにサブスクリプション機能がない状態で運用する | 可能 | Sanka側で契約・請求サイクル・更新管理を持てます。 |
この運用が向いているケース
- HubSpotでは営業の取引管理まで行い、契約・請求はSankaで管理したい
- HubSpotの取引に商品や単価の情報はあるが、定期請求の管理までは持たせたくない
- 営業と経理で同じ案件情報を使いたいが、請求の確定はSankaで行いたい
全体フロー
- HubSpotの取引に必要な契約情報と商品明細を入れる
- 取引をSankaの受注へ取り込む
- 受注からサブスクリプションを作成する
- Sankaで定期請求・入金・MRR管理を回す
事前にそろえておきたい項目
| 項目 | HubSpot側 | Sanka側での使い道 |
|---|---|---|
| 会社 / 連絡先 | 取引に紐づける | 受注・サブスクの顧客紐づけ |
| 金額 / 通貨 | 取引プロパティ | 受注金額の初期値 |
| 商品明細 | 取引に紐づく商品明細 | 受注とサブスクの商品項目 |
| 契約開始日 / 終了日 | 取引のカスタム項目 | サブスク期間の初期値 |
| 請求サイクル | 取引のカスタム項目 | 月次・年次などの設定 |
手順1. HubSpotの取引を整備する
まず、HubSpotで営業が入力する取引に、受注化やサブスク化に必要な情報が入っているかを確認します。最低限、会社または連絡先、金額、通貨は必要です。商品情報も引き継ぎたい場合は、商品明細を取引に紐づけておくのが重要です。
実務では、次のような考え方にすると運用が安定します。
- 営業が決める情報: 契約先、プラン、数量、単価、契約開始タイミング
- 経理・RevOpsが確定する情報: 請求サイクル、請求タイミング、例外ルール
手順2. HubSpot取引をSanka受注へ取り込む
Sankaの受注オブジェクトでHubSpot連携を使い、取引を受注として取り込みます。ここでは、HubSpotの取引プロパティをSanka受注のプロパティへマッピングします。
確認ポイントは次のとおりです。
- 取引名が受注名として入る
- 金額と通貨が正しい
- HubSpot取引に商品明細がある場合、Sanka受注の商品項目に入る
- 契約開始日・終了日などのカスタム項目を使う場合、受注プロパティに保存される
最初は1件のテスト取引で確認するのがおすすめです。いきなり本番の全件を流すと、日付型や通貨、数量の解釈違いに気づきにくくなります。
手順3. 受注からサブスクリプションを作成する
受注ができたら、Sanka上で 受注レコードからサブスクリプションレコードを作成 を実行します。この時点で、受注から次の情報を引き継げます。
- 顧客情報
- 商品項目
- 税率
- 割引
- 送料
商品項目が複数ある場合は、商品項目フィルターでサブスク化する対象だけを絞れます。たとえば、初期費用と月額費用が混在している案件では、月額費用だけをサブスクリプションに載せる設計がしやすくなります。
また、数量を契約月数や請求回数として使っている場合は、数量を契約期間として扱う設定で終了日を自動計算できます。
商品明細を引き継ぐときの注意点
| よくある詰まりどころ | 原因 | 対策 |
|---|---|---|
| 商品明細が受注に入らない | HubSpot取引に商品明細が紐づいていない | HubSpot側の取引明細の持ち方を先に確認します。 |
| サブスクに不要な明細まで入る | 初期費用と定期費用が混在している | サブスク作成時に商品項目フィルターで対象を絞ります。 |
| 契約終了日がずれる | 日付項目または数量の解釈が曖昧 | 日付を明示するか、数量を契約期間として使うルールを統一します。 |
| 重複した契約ができる | 新規作成と更新ルールが混在している | 最初は新規作成だけで固め、その後に更新設計を分けます。 |
運用設計の考え方
HubSpotは営業の進捗管理、Sankaは契約・請求の確定管理と役割を分けると、現場で揉めにくくなります。営業がHubSpotで値引きや契約条件を更新したとしても、どの時点でSankaへ受注として確定し、どのタイミングでサブスク契約に変換するかを決めておく必要があります。
特に次の3点は先に決めておくと運用が安定します。
- どの取引ステージで受注へ取り込むか
- 初期費用と定期費用をどう分けるか
- アップセル、ダウンセル、解約時に既存契約を更新するのか、新規契約を切るのか
よくある質問
HubSpotのサブスクリプション機能がなくても大丈夫ですか
大丈夫です。HubSpotでは取引管理まで行い、Sanka側でサブスクリプション契約と定期請求を管理する運用ができます。
商品データがHubSpotの取引に入っていない場合はどうなりますか
受注に商品項目が作られないため、サブスク作成時は金額ベースの登録になります。商品別の契約管理をしたい場合は、HubSpot取引に商品明細を持たせる設計に寄せたほうが運用しやすいです。
手動ではなく自動化できますか
できます。まずは手動で1件流れを固め、その後に受注作成や更新をトリガーにしてサブスクリプション作成を自動化するのがおすすめです。
