ワークフロー承認とは？ ワークフロー承認導入のメリット 手作業による承認プロセスでよくある課題 ワークフロー承認の種類 効果的なワークフロー承認プロセスを構築する5つのステップ 効果的なワークフロー承認のためのベストプラクティス #はじめに 仕事で物事を成し遂げるために必要な承認の数に圧倒されたことはないだろうか。 管理職の賛同を得たり、法務部門に確認したり、セキュリティ部門に確認したり、その他いろいろなことをしなければならないので、実際にタスクを達成するよりも、署名を追いかけることに多くの時間を費やしているように感じるかもしれません。 しかし、承認プロセス全体を合理化する方法があるとしたらどうだろう？ 承認に最新の自動化されたアプローチを採用することで、効率を大幅に向上させ、透明性を高め、日々の業務を合理化することができます。
ポイント: ワークフロー承認は、成果を出すための“設計”と“運用”を同時に見直すテーマです。
ワークフロー承認の要点まとめ
- ワークフロー承認とは？で定義と目的を明確にする
- ワークフロー承認導入のメリットで期待効果と現実的な到達点を整理する
- 手作業による承認プロセスでよくある課題の判断軸と実務上の注意点を押さえる
- ワークフロー承認の種類の判断軸と実務上の注意点を押さえる
| 観点 | 整理ポイント | 実務メモ |
|---|---|---|
| 目的 | ワークフロー承認で達成したい状態を言語化する | 成果指標と現場の業務指標を分けて設計 |
| 範囲 | 対象プロセスと関係部門を明確にする | 最初は高頻度・高負荷の領域から着手 |
| データ | 必要なデータと更新頻度を整理する | 責任者と更新ルールを決めてから自動化 |
ワークフロー承認とは？
ワークフロー承認は、ビジネスプロセス内の作業やタスクをレビューし、承認するプロセスです。
作業を進める前に、作業が適切に完了していることを確認する。
通常、ワークフロー承認には、タスクが完了とマークされる前に、要求者、承認者、最終確認者が関与します。
例えば、採用プロセスでは、求人広告を出す前に人事部や部門長の承認が必要です。
また、経費報告書は、従業員に経費を精算する前に、複数の管理職の承認を得る必要があります。
ワークフロー承認は、品質、コンプライアンス、生産性の保証に役立ちます。
ワークフロー承認は、承認者が物理的なペーパーワークをレビューし、サインオフする手動で行うこともできます。しかし、今日では、ワークフロー管理ソフトウェアを使用した自動化システムが主流となっています。これにより、以下のことが可能になります：
リクエストの種類ごとに承認者を指定
依頼を適切な担当者に自動的にルーティングするためのルール設定
レビューが必要な案件があった場合に通知を受け取る
モバイルデバイスを使用して、外出先からリクエストのレビューと承認が可能
詳細な監査証跡の管理
ワークフロー承認導入のメリット
ビジネスプロセスにワークフロー承認を導入することで、多くのメリットが得られます。
効率性の向上
承認ワークフローを自動化することで、承認者の追跡、返信メールの整理、各リクエストの処理状況の把握などの手作業を削減し、時間を節約できます。
自動化されたシステムでは、事前に設定したルールに従って承認が迅速に処理されます。
可視性の向上
ワークフロー承認システムでは、すべてのリクエストの概要を一箇所で確認できるため、承認ステータスを一目で把握できます。
何かが行き詰っていたり、注意が必要な場合はすぐにわかります。また、関係者全員が各ステップを可視化できるため、誰がいつ何を承認したかについて驚くことはありません。
コンプライアンスの強化
自動化されたワークフローにより、すべての承認が企業ポリシーに従い、規制要件を満たしていることが保証されます。
システムは、特定の承認を義務付け、承認者に関連する詳細を促し、権限のない個人によるリクエストの承認を防止するように設定できます。
これにより、人為的ミスによるコンプライアンス違反の問題を回避することができます。
アカウンタビリティの向上
自動化されたワークフロー承認システムでは、すべてのリクエストについて詳細な監査証跡が残ります。
また、各承認に要した時間がタイムスタンプで表示されます。
手作業による承認プロセスでよくある課題
ワークフローを手動で承認すると、プロセスが遅くなり、効率が低下します。手作業による承認の主な問題点には、次のようなものがあります：
面倒で時間のかかる作業**。手動で承認を行うには、システムにログインし、正しいリクエストを探し、詳細を確認し、承認する必要があります。この面倒な作業により、チームメンバーがより戦略的な優先事項に集中できる時間が減ってしまう。
ボトルネック**。承認が特定の人でボトルネックになると、プロセス全体が遅くなる。人が休暇に入ったり病気になったりすると、承認は止まってしまう。手作業による承認もまた、ワークフローを停滞させるバックログになりやすい。
可視性の欠如**。手作業の場合、承認状況を追跡し、プロセス全体を包括的に把握することは難しい。承認を依頼する側は、回答を待つ間、暗闇に取り残されることが多い。
高いエラー率**。承認のような手作業で反復的な作業を行うことは、間違ったリクエストを承認したり、ステップを見落としたりするようなエラーの可能性を高めます。自動化されたシステムでは、エラーがはるかに少ない。
困難な監査**。
このような非効率を改善するために、多くの組織が Sanka のようなワークフロー自動化ツールを
ワークフロー承認の実務チェックリスト
- ワークフロー承認の目的・スコープを1ページで共有できる
- 関係部門の役割と承認フローが明確
- KPIと運用指標が混在していない
- データ品質の責任者が決まっている
- 小さく検証するPoCの計画がある
| 観点 | 整理ポイント | 実務メモ |
|---|---|---|
| 目的 | ワークフロー承認で達成したい状態を言語化する | 成果指標と現場の業務指標を分けて設計 |
| 範囲 | 対象プロセスと関係部門を明確にする | 最初は高頻度・高負荷の領域から着手 |
| データ | 必要なデータと更新頻度を整理する | 責任者と更新ルールを決めてから自動化 |
まとめ
ワークフロー承認について知っておくべきことは、以上である。 ワークフロー承認システムの重要性、利点、種類、およびセットアップに必要な手順を包括的に理解することで、組織はより高い効率性、透明性、および生産性を達成することができます。 ワークフロー承認を自動化し、数え切れないほどの時間を節約する簡単な方法をお探しなら、 Sanka をチェックしてください。 同社の自動化プラットフォームは、承認を簡素化し、エラーを減らし、ワークフロー全体のプロセスをスピードアップするのに役立ちます。 改善の余地があるプロセスを特定することから始め、徐々に自動化を導入することで、業務に大きな好影響をもたらします。
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参考リンク
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