フォーム概要

フォームとは

主な用途

• 現場やバックオフィスでの受注・在庫・購買などの入力を定型化
• 必須項目・入力制御でデータの欠落や表記ゆれを防止
• 外部メンバーや別部門に安全に入力画面だけを共有
• ワークフローや承認フローの起点としてレコードを作成・更新

仕組みと構成要素

• 対象オブジェクト：フォームは特定オブジェクト（例：受注、商品、在庫）に紐づき、そのプロパティを表示します。
• プロパティ配置：セクションやグリッドに並べ、入力順序を整理します。必須/任意、読み取り専用の設定が可能です。
• 制御ルール：入力制約（必須、文字種、範囲）や表示条件を設定し、入力ミスや不要項目の露出を抑えます。
• 初期値・選択肢：デフォルト値や候補リストを用意し、入力時間を短縮します。
• 添付・関連：ファイル添付や関連レコードの参照を許可し、文脈を保ったまま登録できます。

作成手順（例）

1. 「フォーム」メニューから新規作成を選択。
2. 対象オブジェクトを選び、フォーム名と説明を設定。
3. 表示するプロパティをドラッグ＆ドロップで配置し、必須/初期値/表示条件を調整。
4. アクセス権（閲覧・編集）をロールやメンバー単位で設定。
5. 保存して公開。必要に応じてワークフローのトリガーに紐づけます。

運用のベストプラクティス

• 必須項目を最小限にし、入力完了までの時間を短く保つ
• 選択肢や初期値を活用し、表記ゆれと入力ミスを削減
• セクション分けで「概要」「明細」「内部メモ」など役割を明確にする
• フィールド説明（プレースホルダやヘルプテキスト）で入力基準を示す
• 更新頻度が高い項目は上部に配置し、モバイル入力も想定する

ワークフロー・自動化との連携

• フォームで作成/更新されたレコードをトリガーに、ワークフローで承認、通知、在庫引当、帳票生成などを自動化できます。
• バリデーションでデータ品質を担保しつつ、後続のレポート・ダッシュボードに即時反映させることで、意思決定のリードタイムを短縮します。

権限・共有

• ロールベースで閲覧・編集権限を設定し、機密プロパティは非表示にできます。
• 内部ユーザー向けの入力を前提としつつ、権限を絞った共有で別部門や協力会社からの入力も安全に受け付けられます。

よくあるシナリオ

• 受注登録フォーム：納期・在庫引当・請求条件を必須化し、ワークフローで在庫確保と請求書ドラフトを自動生成
• 在庫調整フォーム：棚卸時に必要項目だけをモバイルレイアウトで配置し、差分をリアルタイム反映
• 経費精算フォーム：費目・税区分・添付必須を設定し、承認フローと仕訳作成を自動で連動